Matriks Jenis dan Teknik Pengendalian Koperasi

Matriks Jenis dan Teknik Pengendalian Koperasi - Menurut Gibson, at al (1996: 302), terdapat tiga jenis pengendalian manajemen yaitu pengendalian pendahuluan (preliminary control), pengendalian bersamaan (concurrent control), dan pengendalian umpan balik (feedback control). Pengendalian pendahuluan berfokus pada pencegahan penyimpangan dalam kualitas dan kuantitas dari sumber daya yang digunakan oleh organisasi. Sumber daya manusia harus memenuhi kualifikasi yang ditentukan. Material harus memenuhi tingkat kualitas yang biasa diterima dan harus tersedia pada saat dibutuhkan. Modal juga harus cukup tersedia sesuai dengan yang direncanakan. Pengendalian bersamaan, memantau operasi yang berjalan memastikan bahwa berbagai tujuan telah direalisasikan. Standar yang membimbing kegiatan yang berjalan dihasilkan dalam uraian pekerjaan dan berbagai kebijakan yang dihasilkan dari fungsi perencanaan. Metode pengendalian umpan balik berfokus pada hasil-hasil akhir. Tindakan korektif ditunjukkan kepada perbaikan proses perolehan sumber daya atau operasi actual.

Matriks Jenis dan Teknik Pengendalian (Gibson, at al. 1996:305)

 

Dalam praktek, penerapan fungsi pengendalian dalam manajemen modern dikaitkan dengan orientasi meningkatkan kualitas secara menyeluruh. Salah satu dari konsep tersebut adalah Total Quality Management (TQM). Istilah total mengandung makna every process, every job and every person (Lewis and Smith, 1994). Pengertian TQM dapat dibedakan dalam dua aspek (Goetsch and davis, 1994) yaitu aspek pertama menguraikan apa TQM itu. TQM didefinisikan sebagai pendekatan dalam menjalankan bisnis/usaha yang berupaya memaksimalkan daya saing melalui penyempurnaan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. Sedangkan aspek yang kedua adalah cara mencapainya dan berkaitan dengan 10 karakteristik TQM yang terdiri: berfokus pada pelanggan (internal maupun eksternal), berobsesi tinggi pada kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah, memiliki komitmen jangka panjang, kerja sama tim, penyempurnaan kualitas secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, menerapkan kebebasan yang terkendali, memiliki kesatuan tujuan, serta melibatkan dan memberdayakan karyawan. Creech (1996) disisi lain mengemukakan ada lima pilar untuk dapat berhasil menerapkan TQM, lima pilar tersebut adalah produk, proses, organisasi, pemimpin dan komitmen. Lebih lanjut creech menjelaskan bahwa produk merupakan titik pusat bagi tujuan dan prestasi organisasi. Kualitas dalam produk tidak mungkin tanpa kualitas dalam proses. Kualitas dalam proses tidak akan mungkin ada tanpa ada organisasi yang tepat. Organisasi menentukan kesehatan dan vitalitas keseluruhan sistem manajemen. Meskipun demikian, organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa kepemimpinan yang memadai dan komitmen yang kuat.

Siapa yang melakukan pengendalian dan pengawasan di koperasi?

1. Anggota koperasi, sesuai dengan prinsip koperasi pengelolaan dilakukan secara demokratis, maka organisasi koperasi adalah organisasi yang terbuka bagi anggota sebagai pemilik untuk berpartisipasi aktif dalam melakukan pengawasan di koperasi. Partisipasi aktif anggota dalam pengawasan dapat dilakukan anggota untuk menggunakan hak bicaranya yaitu hak untuk bertanya dan memberikan kritik dan saran terhadap pelaksanaan kebijakan pengurus baik secara langsung, menulis surat melalui kotak saran yang disediakan, dan dalam rapa anggota.
2. Pengawas, yang dipilih dari dan oleh anggota memiliki fungsi yang jelas dalam pengawasan dan pengendalian manajemen di koperasi. Pengawas memiliki tugas untuk menilai hasil kerja pengurus apakah sesuai atau tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan, mencegah terjadinya penyelewengan, dan menjaga tertib administrasi secara menyeluruh.
3. Pengurus dan manajer, yang menjalankan proses dan fungsi manajemen koperasi dari mulai perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan pada akhirnya harus melakukan pengendalian. Pengendalian yang dilakukan oleh pengurus dan manajer ini dilakukan dalam rangka memonitor/memantau apakah ptroses dan pelaksanaan kegiatan selaras dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dan memberi peringatan serta mengambil langkah-langkah bila diperlukan untuk melakukan tindakan korektif.
4. Badan penasihat dewan Pembina, sesuai dengang namanya badan ini tugasnya adalah memberikan nasihat dan pembinaan kepada pengurus koperasi baik dibidang kelembagaan, organisasi maupun usaha koperasi agar koperasi tumbuh dan berkembang.
5. Kementerian Koperasi dan UKM, Dinas yang membidangi koperasi di tingkat provinsi, kabupaten/kota, adalah unsur pemerintah yang mempunyai tugas dalam melakukan pembinaan kepada koperasi agar koperasi mematuhi segala ketentuan yang diatur oleh pemerintah.

Prinsip-prinsip pengawasan dan pengendalian

Pengawasan dan pengendalian manajemen di organisasi koperasi baik yang dilakukan oleh pihak pengawas internal (anggota, pengawas, pengurus, dan manajer) maupun pihak eksternal (pemerintah) perlu memperhatikan prinsip-prinsip berikut:

1. Pengawasan harus ekonomis.
2. Fleksibel dan mudah dimengerti.
3. Menjamin diadakannya tindakan korektif.
4. Melaporkan adanya penyimpangan, penyebab terjadinya penyimpangan dan alternatif solusi perbaikan.
5. Mengetahui dengan pasti tentang sifat dan kebutuhan dari setiap kegiatan yang harus diawasi.